运用Excel软件作为辅助工具是一种常用和有效的专项审计调查的数据获取和归集手段。在目前开展的专项审计调查中，审计组通过设计Excel格式的专项审计调查表，发送给被审计调查单位填写，然后运用各种计算机软件将收集到的专项审计调查表进行合并和汇总，在此基础上导入现场审计实施系统，进行审计分析。然而，在审计调查对象较多的情况下收集回来的Excel文档数量较多，人工核对和修改从被审计调查单位收集回来的Excel文档，严重影响审计调查数据的汇总效率。笔者在审计实务中，摸索用Excel的一些功能，对Excel格式的专项审计调查表模板，从技术上采用一些预防性和强制性的措施，有效提高了审计调查数据汇总的效率。

一、设置帮助提示，提高数据填写质量。
　　在审计调查表中增加一些帮助和提示，能避免填表人无谓的摸索，加快填表速度，提高填表质量。
　　操作步骤：1、设置需设置帮助提示的数据格式的区域。2、设置帮助提示。依次点击“数据/有效性”，在弹出窗口中选择“输入信息”标签页，设置标题为“填表说明”，输入信息为提示的内容，如“拨款指财政预算内实际拨付数”。3、按确定按钮退出。

设置后，当填表人选定该区域时， Excel会自动弹出输入提示窗口，提醒填表人。

二、利用异表计算公式，快速实现单位换算。

    在实际审计工作中，我们进行初步审计分析时，往往不需要精确到元，只需精确到万元就可以了。将以元为单位的数据表转换成以万元为单位的数据表的转换方法如下：

1、插入新工作表。在Excel工作簿中，存有原始的以元为单位的工作表。首先插入新工作表，将原表中的行标题与列标题复制到新表中，然后选中新表中所有数据列，设置单元格格式，分类为“数值”，小数位数为“0”。

2、利用异表计算公式，计算出一个单元格的万元统计数值。在新表首个数据单元格B2上插入计算公式：“=原表!B2/10000” （令新表B2中的数据等于原表中数据的万分之一，即将以元为单位转换为以万元为单位），由于上一步骤已经设置了单元格格式，所以利用“回车键”确认后，出现的数值没有小数位，直接精确到万元。

3、利用自动填充功能，完成单位换算。点击B2单元格，出现黑框后，用鼠标在黑框角上滑过会出现小“+”符号，按住鼠标左键拖动，会实现“自动填充”功能。先将鼠标拖动到最后一个数据行，完成行自动填充;然后向下拖到最后一个数据列，完成列自动填充。此时，新表中的数据，就是对应原表以万元为单位的数据了。

三、利用合并计算功能，快速实现异表汇总。

1、在一个空表（例如重命名为“汇总表”）中选择相应的区域，选择“数据”选项卡中“分级显示”组中的“合并计算”，先选择函数（汇总累计金额选择“求和”，求平均值选择“平均值”，以此类推根据汇总需要选择相应函数），

2、在浏览选项中选择“引用位置”（点“浏览B”左边的图标），在表1中选择要合并计算的区域，点添加，再在表2中选择要合并计算的区域，选择添加，选择完成后点确定，“汇总表”中自动显示汇总结果。

Excel、WPS表格等软件可以用于AO系统的前期数据规范化处理，或者作为计算机辅助审计的另一种形式与AO系统中的业务数据分析功能相结合使用，尤其适合大量审计调查表的数据汇总工作，审计人员应在日常审计工作中，不断深化Excel等软件的应用，将其强大的功能发挥出来，使之真正成为审计的有力工具。